O mês de dezembro é sempre uma correria, não é? E nos condomínios não é diferente, ainda mais para o síndico, que tem um papel essencial na organização do ambiente e segurança de todos.
Mas nesta época do ano, o gestor condominial não está apenas preocupado com decoração natalina, não. Há outras tarefas importantes a serem desempenhadas e é sobre elas que vamos falar neste post.
Reserva das áreas comuns
No mês de dezembro o interesse dos moradores pelas áreas comuns aumenta, e como há locais que não podem ser usufruídos por mais de uma família ao mesmo tempo, é necessário que sejam feitas reservas e o síndico é responsável por essa organização.
Em muitos condomínios, as pessoas interessadas em usar a churrasqueira ou salão de festa no Natal e Ano Novo participam de um sorteio. Essa é uma dica que pode ser colocada em prática, para que todos tenham a oportunidade de pleitear uma vaga nos dias mais disputados do ano.
Mas mesmo que você opte por não fazer sorteio no seu condomínios, é importante se preparar para organizar o período de reservas, a fim de ser justo com todos os condôminos.
Segurança
O fim de ano também é marcado por um maior fluxo de pessoas no condomínio, tendo em vista que muitas pessoas recebem visitantes, por isso é importante instruir os vigilantes e porteiros quanto a esse controle de entradas e saídas, além de solicitar aos moradores uma lista com nomes e período em que os visitantes estarão no apartamento.
Em contrapartida, se há famílias que recebem visitas, há aquelas que viajam e passam muitos dias fora, o que também exige cuidados redobrados, pois a unidade privativa fica sozinha e mais propensa a ações inesperadas. Uma lista com o número dos apartamentos e o período em que ficarão vazios é uma saída para que vigias e porteiros redobrem os cuidados.
Entregas de encomendas
Fim de ano também é sinônimo de décimo terceiro e muitos presentes, então é comum que as entregas dobrem de volume e, consequentemente, os chamados na portaria também.
Para organizar isso, o síndico pode implementar o “aviso de espera e recebimento”, que pode ser feito por meio de uma planilha on-line onde constará de onde é a encomenda que cada apartamento está aguardando e um alerta de quando a encomenda chegar na portaria, sem que os moradores precisem ligar para o porteiro todos os dias.
Ações como essa não mantem apenas a organização, mas resguardam a segurança do condomínio.
Assembleia de prestação de contas
Em dezembro, o síndico também precisa realizar uma assembleia ordinária para prestar contas do ano que está acabando, ou seja, valor de entradas, saídas, gastos extraordinários, fundo de reserva e outros. Além de fazer uma previsão orçamentária para o próximo ano.
Neste momento, o gestor condominial também deve estar atento e começar a reunir as guias necessárias, como DIRF e RAIS, para a declaração do imposto de renda.
Gratificações a colaboradores
Como o condomínio também é uma empresa e, por isso, tem colaboradores, é essencial que o síndico lembre de gratificar essas pessoas com presentes, brindes ou, até mesmo, uma comemoração especial. É importante lembrar que essas gratificações precisam ser discutidas e aprovadas em assembleia e que o valor deve ser incluído na despesa anual do condomínio.
Plantão de Natal e Ano Novo
Por fim, o síndico é o responsável por garantir que o ecossistema do condomínio continue funcionando nos feriados de fim de ano. Sendo assim, é necessário organizar uma escala de trabalho, a fim de garantir pelo menos um dia de folga a cada colaborador.
Agora que você já tem o checklist completo para o fim de ano, entenda como é possível levar mais comodidade e muitos outros benefícios aos seus condomínios com um mercado autônomo ↓
