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Quais são as funções da administradora de condomínio?

Os condomínios são locais onde há muitas pessoas envolvidas – moradores, condôminos, síndico, administradora e colaboradores –; todas com muitos direitos e deveres. E nesse mundo, às vezes, fica difícil entender qual o papel de cada um, por isso, hoje nós vamos falar sobre a função de uma administradora de condomínio. 

Diferente do que a maioria das pessoas pensam, a administradora de condomínios chega para atuar nesses empreendimentos depois do síndico, pois é uma empresa justamente escolhida por ele. No geral, ela é contratada para cuidar da parte burocrática de um condomínio; tudo que envolve a manutenção administrativa do local. Vamos conhecer alguns pontos específicos?

Administrativos 

A gestão administrativa de um condomínio deve ser desempenhada pela administradora e fiscalizada pelo síndico. Nessa questão, cabe à empresa administradora prestar atendimento ao síndico e aos condôminos ou seus representantes, para prestar informações ou ouvir reclamações. 

Além disso, nas funções administrativas, segundo a Associação de Administradores de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC), também estão incluídas, entre outras, as rotinas de: 

  • Gerenciamento e atualização do cadastro de proprietários, com controle de documentação de propriedade.
  • Controle do cadastro e mandato do Corpo Diretivo.
  • Controle de valores de isenções / remunerações de Síndicos e membros do Corpo Diretivo, inclusive para fins de retenção e recolhimento de INSS e lançamentos na DIRF – Receita Federal.
  • Controle e atualização do cadastro do condomínio na Receita Federal – CNPJ.
  • Controle e atualização do cadastro do condomínio na Prefeitura – CCM.
  • Gerenciamento e guarda dos arquivos documentais e legais.
  • Elaboração de notificações extrajudiciais a condôminos e fornecedores.
  • Elaboração de gráficos e controle de consumos de água, energia e gás.
  • Suporte ao controle de acesso na portaria (crachás, cadastro e relatórios).
  • Controle e cobrança pelo uso dos salões, churrasqueira e outros espaços.
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Contratos 

A gestão de contratos de manutenção e conservação; de manutenção dos equipamentos de segurança e prestação de serviços também compete às atribuições da administradora. Entre eles, podemos destacar:

  • Validade e renovação de laudos de vistoria com os órgãos públicos. 
  • Vencimento das cargas dos extintores de incêndio. 
  • Testes hidrostáticos dos extintores.
  • Sinalização de segurança.
  • Sistema de alarme.
  • Sistema de iluminação de emergência.
  • Sistema de detecção de fumaça.
  • Monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral. 

Recursos humanos 

Os colaboradores do condomínio, não terceirizados, também são geridos e supervisionados pela administradora do condomínio. Isso inclui desde a contratação ao acompanhamento e atendimento de cada, como questões relacionadas a escalas de trabalho, férias e atestados, por exemplo. 

Mas não para por aí, também é uma obrigação da administradora acompanhar e validar de perto o trabalho desempenhado pelos funcionários terceirizados, caso houver, bem como pela empresa dos quais são contratados. 

Confira o que a AABIC cita como alguns pontos: 

  • Recrutamento e seleção de funcionários.
  • Atualização das carteiras profissionais.
  • Pesquisa cadastral periódica dos funcionários.
  • Elaboração de declarações para fins de concessão de aposentadoria.
  • Elaboração da relação de salários de contribuição para fins de concessão de benefícios.
  • Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença.
  • Elaboração da folha de pagamento.
  • Controle de vencimentos e períodos aquisitivos de férias.
  • Aquisição e controle de uniformes.

Finanças 

Um dos papéis mais importantes de uma administradora dentro do condomínio é a gestão financeira. E isso vai muito além do trabalho de gerar boletos mensais para o pagamento do condomínio, por exemplo. É necessário que a administradora esteja ao lado síndico na elaboração da previsão orçamentária, documento em que se prevê as despesas e orçamento de determinado ano. 

Com isso, entre outras funções, estão:

  • Elaboração e acompanhamento da previsão orçamentária.
  • Elaboração do quadro de rateio das despesas.
  • Emissão dos boletos bancários.
  • Controle de senhas, talões, extratos e documentação bancária do condomínio – conta movimento ou investimento.
  • Conciliação da prestação de contas do condomínio.
  • Prestação de contas mensais – contas ordinárias, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário etc, com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.

Depois de conhecer todos esses pontos, ficou claro que contar com uma empresa administradora de condomínio é essencial no dia a dia desse ecossistema, não é mesmo? E agora que você sabe direitinho qual a função da administradora, compartilhe esse conteúdo com os vizinhos ou, até mesmo, com o seu síndico para que ele possa repassar a todos. 

Ah, quer saber como melhorar a vida do ecossistema de um condomínio? Vem saber o que a Cíntia, síndica do Condomínio Botânica, em Curitiba, tem a dizer.

https://market4u.com.br/blog/minimercado-supera-todas-as-expectativas-da-sindica-do-condominio/

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